Nghị định 27/2026, ban hành ngày 19/1, về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức nêu rõ mỗi người sẽ có một hồ sơ điện tử gắn mã định danh duy nhất để quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử.
Hồ sơ này gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần khác, chứa đựng quá trình người đó làm việc, công tác từ khi được bầu cử hoặc tuyển dụng đến khi thôi việc, nghỉ hưu. Mỗi hồ sơ điện tử được gắn mã định danh trùng với số định danh cá nhân của công chức.
Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo đồng thời với quá trình lập hồ sơ, dữ liệu từ thông tin về cán bộ, công chức, viên chức. Công chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin, dữ liệu cá nhân khi có phát sinh thay đổi, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác khi cập nhật.
Cơ quan sử dụng công chức đồng thời cập nhật dữ liệu phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử, đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn không quá ba ngày làm việc từ khi có thông tin phát sinh.
Dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia gồm nhiều nhóm thông tin cơ bản để xác định danh tính, thành phần xuất thân, định danh; quan hệ gia đình; dữ liệu về tuyển dụng, bầu cử, bổ nhiệm, điều động hoặc quy hoạch; trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn; vị trí việc làm, tiền lương cơ bản, phụ cấp lương, đánh giá xếp loại, khen thưởng, kỷ luật; dữ liệu về tài sản, thu nhập, sức khỏe. Bộ Nội vụ là cơ quan chủ quản của Cơ sở dữ liệu này, chủ trì xây dựng cũng như vận hành, khai thác.
Hồ sơ điện tử được lưu trữ và thay thế bản giấy trong công tác quản lý công chức. Trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải dùng hồ sơ giấy thì cơ quan quản lý hoặc đơn vị sử dụng công chức khai thác hồ sơ điện tử trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyển đổi sang bản giấy để dùng.
Công chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ có trong bản điện tử. Cơ quan sử dụng cũng không được yêu cầu công chức cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
Tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập, xem hồ sơ điện tử của công chức theo quy định pháp luật khi được người đó đồng ý bằng thông điệp điện tử. Công chức có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý. Trường hợp được truy cập và xem hồ sơ điện tử thì phải bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân cho công chức.
Với hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc danh mục bí mật nhà nước thì các bên liên quan phải triển khai biện pháp để đảm bảo bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử. Việc sao lưu, trích xuất với những hồ sơ này thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, cơ yếu.
Hồng Chiêu